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21.02.2011, 11:17

Zeit sparen mit automatischer Bankauszugsverarbeitung (MT940)

Sehr geehrte POWERGAP Shopbetreiber,

heute schließen wir mit diesem Update eine der letzten Lücken in der Prozesskette zur optimalen Verarbeitung von Bestellungen. Die Vorkasse ist in Deutschland noch immer eine äußerst beliebte Zahlart. Die Zahlungseingänge des Bankkontos manuell abzugleichen gehört für Sie nun der Vergangenheit an.

Wir haben eine automatische Bankauszugsverarbeitung programmiert, die es ermöglicht die Kontoauszugsdaten Ihrer Bank (im Format MT940) zu importieren und automatisch mit Ihren offenen Vorkassenbestellungen abzugleichen. Stimmt z.B. Betrag und Bestellnummer überein, wird die Bestellung direkt auf Zahlstatus "bezahlt" umgestellt.
Nach einem Import kann man in der Bestellübersicht alle "bezahlt"-Vorkassen selektieren, und wie gewohnt z.B. Rechnungen drucken und zur Kommission weiterleiten.

Bei ab 10-20 Vorkassen am Tag lohnt der Umstieg auf diese Funktion. Darunter ist man (geschätzt) mit dem manuellen Abgleich wohl genauso schnell.

Das Feature ist über Buchhaltung > Bankimport(MT940) oder dem neuen Button "MT940" aus der Bestellübersicht zu erreichen.

Das MT940-Datenformat kann beispielsweise aus Starmoney exportiert werden. Aber auch andere Bankprogramme unterstützen diesen Standard. Ihre Bank kann ihnen Auskunft darüber geben, wie Sie an diese Datensätze ran kommen.


Übersicht:
- MT940-Daten Importieren
- Abarbeiten der importierten Daten
- Die Blacklist
- Einstellungen
- Anmerkungen
- Master & Slave
- Disclaimer


MT940-Daten Importieren

Mit Klick auf öffnet sich die Importmaske. Bitte dort die Datei suchen und den Import starten. Es folgt eine Analyse der Datensatzes, die wie folgt aussieht:



Die Importleiste ist zunächst rot und füllt sich langsam während das System die Bestellungen durcharbeitet. Danach erscheint eine Auswertung der Datensätze.


    [li]Der grüne Anteil zeigt an wie viele Buchungen eindeutig zugeordnet werden konnten. Hier wurden, wenn der Testmodus nicht aktiv ist, die passenden Bestellungen direkt auf "bezahlt" gesetzt und ein Kommentar im Textfeld hinterlassen.[/li]
    [li]
    Gelb zeigt Buchungen, die nicht eindeutig zugeordnet werden konnten, diese kann man direkt einer der vorgeschlagenen Bestellungen zuweisen.
    [/li]
    [li]
    Rote sind nicht zuordbar, weder ist der Betrag in einer Bestellung vorhanden noch noch kommt etwas Relevantes, wie z.B. eine Bestellnummer im Verwendungszweck vor. Diese Positionen müssen manuell zugeordnet werden.
    [/li]



Bearbeiten der importierten Daten

In der Hauptmaske findet man die drei Kategorien aus der Analyse wieder:



Nach dem Import sollten zunächst die "Nicht eindeutigen" bearbeitet werden. Bei diesen Vorgängen wurden Informationen des Verwendungszweckfeldes oder der Überweisungsbetrag in den offenen Vorkasse-Bestellungen gefunden. Mit einem Klick auf das Lupen-Symbol werden die evtl. passenden Bestellnummern angezeigt:



Entweder klickt man auf den grünen Haken (Spalte "auf bezahlt setzen"), wenn die passende Bestellnummer dabei ist, oder auf "Zahlstatus manuell setzen" und sucht die Bestellung manuell heraus. Dabei öffnet sich ein Fenster mit der Bestellübersicht, das man so platzieren kann, dass darunter die Auszugsinformationen sichtbar bleiben.
Wenn die passende Bestellung gefunden und auf "bezahlt" gesetzt wurde, kann dieses Fenster geschlossen werden und der Vorgang kann mit dem Button:



in den Bereich "Erledigte" verschoben werden.

Positionen, die bei "Ohne Zuordnung" stehen, müssen auf die zuvor beschriebene Weise alle manuell bearbeitet werden.


Die Blacklist

Gibt es Datensätze die wiederholt auftauchen jedoch nicht relevant für den Shop sind, so kann man diese in die MT940-Blacklist aufnehmen. Die Blacklist sorgt dafür, dass solche Positionen beim nächsten Import nicht wieder unnötig ins System gespielt werden. Mit jedem Blacklist-Eintrag hilft man sich also selbst die manuellen Bearbeitungen für zukünftige Importe zu minimieren.

Ein Klick auf das 'BL'-Symbol in der Position öffnet folgendes Fenster:



Durch das Setzen eines Hakens hinter der entsprechenden Zeile entscheiden Sie welche Teile aus dem Verwendungszweck und/oder Absender ab dem nächsten Import gesperrt werden sollen.
Die Einträge können Sie vor dem Speichern auch manuell korrigieren.

Achtung! Bei der Blacklist sollte man sehr sicher mit den Einträgen sein. Einfache Zahlen (nur weil dies mal in einer unnötigen Position vorgekommen) sollte man mit Bedacht wählen. Angenommen man sperrt "30040000", weil diese BZL in einer nicht für den Shop bestimmten Überweisung steckte, so sperrt man die Überweisungen der Commerzbank Düsseldorf ab dann für alle Zeiten.  

Klickt man oben rechts in der Hauptmaske auf das BL-Symbol öffnet sich die Maske mit den bisherigen Einträgen, die man auch bearbeiten kann. Eine Neuanlage ist wie üblich auch enthalten:




Einstellungen

Die Einstellungen für den Import sind mit einem Klick auf den Button zu erreichen.



In dieser Maske kann ausgewählt werden anhand welcher Kriterien die Datensätze den Bestellungen zugeordnet werden sollen.

Der Testmodus ermöglicht das Einlesen von Datensätzen zu Testzwecken, es wird weder während des Imports noch nachträglich Manuell möglich sein Bestellungen auf "bezahlt" zu setzen, solange der Testmodus aktiviert ist.

Weiterhin gibt es die Möglichkeit dank der sich rechts befindlichen Import-Historie ganze Importe rückgängig zu machen. Dazu die gewünschte Zeile markieren
und bestätigen. ACHTUNG: Alle Einträge, die aus diesem Import entstanden sind (Bis auf die in 'Erledigte') werden unwiederbringlich gelöscht.


Anmerkungen

Damit der Import eine möglichst hohe Trefferquote hat ist es sinnvoll, dem Kunden für die Anweisung zum Bezahlen den Verwendungszweck so deutlich wie nur Möglich zu kommunizieren.
Hier kann man schon in der Gestaltung der Benachrichtigungs-eMails viel manuelle Nacharbeit einsparen. Wichtig ist es auch, dass BLZ und Kontonummer in einer eMail niemals Leerzeichen enthalten! Diese sind bei Druck auf Papier Sinnvoll, weil man da in der Regel abschreibt und eine 300 400 00 besser zu lesen ist, aber in eMail kann man auf 30040000 einen Doppelklick machen um den String bequem zu markieren. Das Hilft zumindest prozentual ein wenig die Fehlerquote zu senken.


Master & Slave

Shopbetreiber, die mit mehreren Shops über M&S arbeiten, können im Customizing wählen, ob Sie die einzelnen Slaves mit durchsuchen möchten, oder je Slave ein eigenes Bankkonto verarbeiten wollen.

Dazu sind im Customizing die einzelnen Slaves einschaltbar:



In der Detailübersicht wird in einem Tooltip angezeigt in welchem Slave die Bestellung gefunden worden ist, wenn der Import über alle Shops schauen soll.




Disclaimer

Wenn die MT940 Verarbeitung eine Bestellung auf "bezahlt" stellt, trägt der Shopbetreiber die Verantwortung für die Richtigkeit dieser Information. Sollte auch durch einen Programmfehler ein falscher Vorgang auf "bezahlt" gesetzt werden, kann POWERGAP keine Haftung dafür übernehmen.

Dieses Feature ist für alle POWERGAP Shops kostenlos.

Bei Fragen zu diesem Update stehe ich Ihnen gern zu Verfügung.
17.03.2011, 16:54

Bankauszugsimport verarbeitet Jetzt auch Wirecard-Auszüge (EPA)

Sehr geehrte POWERGAP Shopbetreiber,

mit diesem Update ist es in Ihrem Shop nun möglich das von Wirecard benutzte EPA Format hoch zu laden und damit ihre Kreditkartenbestellungen zu kontrollieren.
Dazu im Bankimport auf klicken, die Datei auswählen und den Import starten. Der Rest verhält sich exakt so wie der bisherige MT940-Import.
So kontrollieren Sie, ob auch tatsächlich alle Ihre versendeten und von Wirecard mit dem weißen CC Symbol markierten Bestellungen wirklich an Sie ausgezahlt worden sind.

Bei Fragen können Sie sich gern an mich wenden.
30.03.2011, 12:04

Eine Kundenmeinung zur MT940-Funktion!

Zitat einer Kundin zu dieser Funktion:

Großes Lob, Kompliment und dank für die schnellen Korrekturen an Sie!!  Auch wenn ich anfangs skeptisch war – die Verarbeitung läuft (fast) reibungslos und spart uns massenweise Zeit!!