Dieser Gastbeitrag ist verfasst von unserem langjährigem Partner Alexander Steireif:
Die Party ist vorbei. Jahrelang haben B2B E-Commerce Projekte funktioniert wie ein Wunschkonzert. Budget? Kein Problem. Neue Software? Wird implementiert. Zusätzliche Lizenzen? Genehmigt. Die Devise war Wachstum, Innovation, digitale Transformation. Kosten spielten eine untergeordnete Rolle.
2026 sieht die Realität anders aus. Drastisch anders.
Ich habe letzte Woche mit einem CTO aus dem technischen Großhandel gesprochen. Sein Unternehmen gibt jährlich über 800.000 Euro für E-Commerce aus. Software, Lizenzen, Agenturen, Tools, Schnittstellen. Als wir gemeinsam in die Details gegangen sind, wurde ihm bewusst: Mindestens 200.000 Euro davon sind verschwendet. Einfach so. Weil niemand jemals richtig hingeschaut hat.
Das ist kein Einzelfall. Das ist die Regel.
Was früher als notwendige Investition durchging, muss heute detailliert begründet werden. Jede Position im Budget wird auf den Prüfstand gestellt. Das gilt auch für den E-Commerce.
Die Frage ist nicht mehr: Was könnten wir noch implementieren? Die Frage ist: Was brauchen wir wirklich und was kostet es uns tatsächlich?
Und genau hier liegt das Problem. Die meisten Unternehmen wissen es schlicht nicht.
● Shop-Software und deren Lizenzen
● PIM, ERP und CRM Systeme samt Integrationen
● Zahlungsdienstleister und deren Transaktionsgebühren
● Hosting, Cloud-Infrastruktur und CDN Services
● Marketing Tools, Analytics, Tracking Software
● Agenturen für Entwicklung, Design und Beratung
● Interne Personalkosten für Betrieb und Weiterentwicklung
Das allein wäre noch überschaubar. Das eigentliche Problem liegt tiefer. Es sind die versteckten Kosten. Die ineffizienten Prozesse. Die doppelten Systeme. Die Lizenzen, die niemand mehr nutzt. Die Schnittstellen, die dreimal am Tag manuell überwacht werden müssen.
Ich erinnere mich an ein Projekt bei einem Industrieunternehmen. Die hatten drei verschiedene PIM Systeme im Einsatz. Drei. Weil über die Jahre verschiedene Abteilungen ihre eigenen Lösungen beschafft hatten. Niemand hatte den Gesamtüberblick. Die Kosten? Über 150.000 Euro jährlich allein für die Lizenzen. Von den Prozesskosten ganz zu schweigen.
Ein typisches Beispiel aus dem technischen Großhandel: Produktdaten werden morgens aus dem ERP exportiert, von einem Mitarbeiter manuell bereinigt, in Excel bearbeitet, dann ins PIM importiert, dort noch einmal angepasst und schließlich in den Shop übertragen. Dieser Prozess dauert täglich drei Stunden. Rechnen wir konservativ: 60.000 Euro Personalkosten pro Jahr. Nur für Datenpflege, die automatisiert werden könnte.
Oder nehmen wir Bestellprozesse. In vielen B2B Shops landen Bestellungen per E-Mail im Postfach. Dort werden sie ausgedruckt, manuell ins ERP eingetippt, auf Plausibilität geprüft und dann verarbeitet. Fehlerquote? Hoch. Zeitaufwand? Enorm. Kosten? Vermeidbar.
Das Fatale daran: Diese Prozesse sind über Jahre gewachsen. Niemand hat sie hinterfragt. Sie funktionieren ja irgendwie. Dass sie ein Vielfaches dessen kosten, was eine vernünftige Automatisierung kosten würde, fällt erst auf, wenn man genau hinschaut.
Und genau das tun die wenigsten Unternehmen.
Software und Lizenzen. Hier schlummert oft das größte Potenzial. Viele Unternehmen zahlen für Module und Features, die sie nicht nutzen. Oder sie haben Verträge, die seit Jahren nicht mehr verhandelt wurden.
Prozessautomatisierung. Alles, was manuell läuft und regelmäßig wiederholt wird, ist ein Kandidat. Datenpflege, Bestellabwicklung, Retourenmanagement, Kundenservice. Die initiale Investition amortisiert sich oft innerhalb eines Jahres.
Konsolidierung. Weniger Systeme bedeuten weniger Lizenzen, weniger Schnittstellen, weniger Komplexität. Die Frage sollte immer sein: Brauchen wir wirklich fünf verschiedene Tools oder könnte eines den Job erledigen?
Infrastruktur. Cloud-Kosten können explodieren, wenn niemand sie überwacht. Über-Dimensionierung, unnötige Redundanzen, nicht optimierte
Datenbanken. Ein regelmäßiges Monitoring spart oft fünfstellige Beträge.
Schritt 1: Transparenz schaffen. Das ist der wichtigste und meist unterschätzte Punkt. Erfassen Sie wirklich alle Kosten. Nicht nur die offensichtlichen Lizenzen, sondern auch Prozesskosten, versteckte Gebühren, Personalaufwände. Erstellen Sie eine vollständige Übersicht aller E-Commerce relevanten Ausgaben. Kategorisieren Sie diese nach Software, Dienstleistungen, Personal, Infrastruktur.
Schritt 2: Bewerten und priorisieren. Welche Kosten sind notwendig? Welche sind nice to have? Wo steckt das größte Einsparpotenzial? Setzen Sie klare Prioritäten. Quick Wins zuerst, komplexere Optimierungen danach.
Schritt 3: Optimierung planen. Entwickeln Sie konkrete Maßnahmen. Lizenzverhandlungen führen. Prozesse automatisieren. Systeme konsolidieren. Wichtig: Realistische Zeitpläne und klare Verantwortlichkeiten definieren.
Schritt 4: Umsetzen und monitoren. Die beste Planung nützt nichts ohne Umsetzung. Implementieren Sie die Maßnahmen systematisch. Und ebenso wichtig: Etablieren Sie ein kontinuierliches Monitoring. Kostenoptimierung ist kein einmaliges Projekt, sondern ein permanenter Prozess.
Genau für diesen Prozess haben wir übrigens unseren E-Commerce Kosten- und Effizienzcheck entwickelt. Weil wir immer wieder sehen, dass Unternehmen zwar wissen, dass sie optimieren müssen, aber nicht wissen, wo sie anfangen sollen.
In den meisten Organisationen ist das E-Commerce Budget über verschiedene Abteilungen und Kostenstellen verteilt. IT zahlt die Infrastruktur. Marketing die Tools. Vertrieb die CRM Lizenzen. Jeder sieht nur seinen Ausschnitt. Niemand hat den Gesamtüberblick.
Dazu kommt: Solange das Geschäft läuft, gibt es keinen Druck zur Veränderung. Ineffiziente Prozesse werden toleriert. Hohe Kosten akzeptiert. Erst wenn der Druck von oben kommt, wenn Budgets gekürzt werden, wenn Rechtfertigungen gefordert werden, wird das Thema akut.
Aber dann ist es oft schon spät. Dann müssen schnelle Lösungen her. Dann werden manchmal die falschen Dinge gekürzt.
E-Commerce muss sich rechnen. Nicht irgendwann. Sondern jetzt. Die Zeiten, in denen man mit Versprechungen über zukünftige Potenziale durchkam, sind vorbei. Heute zählen Zahlen, Fakten, messbare Ergebnisse.
Das bedeutet nicht, dass nicht mehr investiert werden soll. Aber jede Investition muss begründet sein. Jede Ausgabe muss einen klaren Return haben. Jeder Prozess muss effizient sein.
Die Unternehmen, die das verstehen und konsequent umsetzen, werden gestärkt aus dieser Phase hervorgehen. Sie werden schlanker, effizienter, profitabler sein. Die anderen werden weiter Geld verbrennen, bis es zu spät ist.
Die Unternehmen, mit denen ich spreche, finden im Durchschnitt Einsparpotenziale zwischen 20 und 40 Prozent ihrer E-Commerce Kosten. Ohne Qualitätsverlust. Oft sogar mit Qualitätsgewinn, weil Prozesse besser werden.
Der erste Schritt ist immer der gleiche: Transparenz schaffen. Wissen, was man ausgibt. Verstehen, wofür man es ausgibt. Bewerten, ob es notwendig ist.
Der Rest folgt dann fast von selbst. Die Frage ist nur: Wann fangen Sie an?
Die Party ist vorbei. Jahrelang haben B2B E-Commerce Projekte funktioniert wie ein Wunschkonzert. Budget? Kein Problem. Neue Software? Wird implementiert. Zusätzliche Lizenzen? Genehmigt. Die Devise war Wachstum, Innovation, digitale Transformation. Kosten spielten eine untergeordnete Rolle.
2026 sieht die Realität anders aus. Drastisch anders.
Ich habe letzte Woche mit einem CTO aus dem technischen Großhandel gesprochen. Sein Unternehmen gibt jährlich über 800.000 Euro für E-Commerce aus. Software, Lizenzen, Agenturen, Tools, Schnittstellen. Als wir gemeinsam in die Details gegangen sind, wurde ihm bewusst: Mindestens 200.000 Euro davon sind verschwendet. Einfach so. Weil niemand jemals richtig hingeschaut hat.
Das ist kein Einzelfall. Das ist die Regel.
Die neue Realität: Auch B2B muss den Gürtel enger schnallen
Die Weltwirtschaft macht keine Geschenke mehr. Energiepreise, Lieferkettenprobleme, geopolitische Unsicherheiten und eine nachlassende Konjunktur treffen auch die robustesten Branchen. Industrieunternehmen und Produktionsbetriebe spüren den Druck massiv. Margen schrumpfen. Aufträge werden kritischer hinterfragt. Investitionsbudgets zusammengestrichen.Was früher als notwendige Investition durchging, muss heute detailliert begründet werden. Jede Position im Budget wird auf den Prüfstand gestellt. Das gilt auch für den E-Commerce.
Die Frage ist nicht mehr: Was könnten wir noch implementieren? Die Frage ist: Was brauchen wir wirklich und was kostet es uns tatsächlich?
Und genau hier liegt das Problem. Die meisten Unternehmen wissen es schlicht nicht.
Das schwarze Loch der E-Commerce Ausgaben
Wofür geben B2B Unternehmen eigentlich ihr Geld im E-Commerce aus? Die Liste ist lang:● Shop-Software und deren Lizenzen
● PIM, ERP und CRM Systeme samt Integrationen
● Zahlungsdienstleister und deren Transaktionsgebühren
● Hosting, Cloud-Infrastruktur und CDN Services
● Marketing Tools, Analytics, Tracking Software
● Agenturen für Entwicklung, Design und Beratung
● Interne Personalkosten für Betrieb und Weiterentwicklung
Das allein wäre noch überschaubar. Das eigentliche Problem liegt tiefer. Es sind die versteckten Kosten. Die ineffizienten Prozesse. Die doppelten Systeme. Die Lizenzen, die niemand mehr nutzt. Die Schnittstellen, die dreimal am Tag manuell überwacht werden müssen.
Ich erinnere mich an ein Projekt bei einem Industrieunternehmen. Die hatten drei verschiedene PIM Systeme im Einsatz. Drei. Weil über die Jahre verschiedene Abteilungen ihre eigenen Lösungen beschafft hatten. Niemand hatte den Gesamtüberblick. Die Kosten? Über 150.000 Euro jährlich allein für die Lizenzen. Von den Prozesskosten ganz zu schweigen.
Wenn schlechte Prozesse zum Kostenfresser werden
Hier wird es richtig teuer. Nicht die Software an sich ist das Problem. Es sind die Prozesse drumherum.Ein typisches Beispiel aus dem technischen Großhandel: Produktdaten werden morgens aus dem ERP exportiert, von einem Mitarbeiter manuell bereinigt, in Excel bearbeitet, dann ins PIM importiert, dort noch einmal angepasst und schließlich in den Shop übertragen. Dieser Prozess dauert täglich drei Stunden. Rechnen wir konservativ: 60.000 Euro Personalkosten pro Jahr. Nur für Datenpflege, die automatisiert werden könnte.
Oder nehmen wir Bestellprozesse. In vielen B2B Shops landen Bestellungen per E-Mail im Postfach. Dort werden sie ausgedruckt, manuell ins ERP eingetippt, auf Plausibilität geprüft und dann verarbeitet. Fehlerquote? Hoch. Zeitaufwand? Enorm. Kosten? Vermeidbar.
Das Fatale daran: Diese Prozesse sind über Jahre gewachsen. Niemand hat sie hinterfragt. Sie funktionieren ja irgendwie. Dass sie ein Vielfaches dessen kosten, was eine vernünftige Automatisierung kosten würde, fällt erst auf, wenn man genau hinschaut.
Und genau das tun die wenigsten Unternehmen.
Kostenhebel erkennen und nutzen
Die gute Nachricht: Es gibt erhebliches Einsparpotenzial. An mehreren Stellen gleichzeitig.Software und Lizenzen. Hier schlummert oft das größte Potenzial. Viele Unternehmen zahlen für Module und Features, die sie nicht nutzen. Oder sie haben Verträge, die seit Jahren nicht mehr verhandelt wurden.
Prozessautomatisierung. Alles, was manuell läuft und regelmäßig wiederholt wird, ist ein Kandidat. Datenpflege, Bestellabwicklung, Retourenmanagement, Kundenservice. Die initiale Investition amortisiert sich oft innerhalb eines Jahres.
Konsolidierung. Weniger Systeme bedeuten weniger Lizenzen, weniger Schnittstellen, weniger Komplexität. Die Frage sollte immer sein: Brauchen wir wirklich fünf verschiedene Tools oder könnte eines den Job erledigen?
Infrastruktur. Cloud-Kosten können explodieren, wenn niemand sie überwacht. Über-Dimensionierung, unnötige Redundanzen, nicht optimierte
Datenbanken. Ein regelmäßiges Monitoring spart oft fünfstellige Beträge.
Der Weg zur Kostenkontrolle in vier Schritten
Theorie ist schön. Aber wie setzt man das konkret um? Aus unserer Erfahrung funktioniert folgende Vorgehensweise:Schritt 1: Transparenz schaffen. Das ist der wichtigste und meist unterschätzte Punkt. Erfassen Sie wirklich alle Kosten. Nicht nur die offensichtlichen Lizenzen, sondern auch Prozesskosten, versteckte Gebühren, Personalaufwände. Erstellen Sie eine vollständige Übersicht aller E-Commerce relevanten Ausgaben. Kategorisieren Sie diese nach Software, Dienstleistungen, Personal, Infrastruktur.
Schritt 2: Bewerten und priorisieren. Welche Kosten sind notwendig? Welche sind nice to have? Wo steckt das größte Einsparpotenzial? Setzen Sie klare Prioritäten. Quick Wins zuerst, komplexere Optimierungen danach.
Schritt 3: Optimierung planen. Entwickeln Sie konkrete Maßnahmen. Lizenzverhandlungen führen. Prozesse automatisieren. Systeme konsolidieren. Wichtig: Realistische Zeitpläne und klare Verantwortlichkeiten definieren.
Schritt 4: Umsetzen und monitoren. Die beste Planung nützt nichts ohne Umsetzung. Implementieren Sie die Maßnahmen systematisch. Und ebenso wichtig: Etablieren Sie ein kontinuierliches Monitoring. Kostenoptimierung ist kein einmaliges Projekt, sondern ein permanenter Prozess.
Genau für diesen Prozess haben wir übrigens unseren E-Commerce Kosten- und Effizienzcheck entwickelt. Weil wir immer wieder sehen, dass Unternehmen zwar wissen, dass sie optimieren müssen, aber nicht wissen, wo sie anfangen sollen.
Warum die meisten Unternehmen nicht optimieren
Die Antwort ist simpel: Es fehlt die Transparenz.In den meisten Organisationen ist das E-Commerce Budget über verschiedene Abteilungen und Kostenstellen verteilt. IT zahlt die Infrastruktur. Marketing die Tools. Vertrieb die CRM Lizenzen. Jeder sieht nur seinen Ausschnitt. Niemand hat den Gesamtüberblick.
Dazu kommt: Solange das Geschäft läuft, gibt es keinen Druck zur Veränderung. Ineffiziente Prozesse werden toleriert. Hohe Kosten akzeptiert. Erst wenn der Druck von oben kommt, wenn Budgets gekürzt werden, wenn Rechtfertigungen gefordert werden, wird das Thema akut.
Aber dann ist es oft schon spät. Dann müssen schnelle Lösungen her. Dann werden manchmal die falschen Dinge gekürzt.
Profitabilität als neuer Nordstern
2026 ist das Jahr, in dem sich die Perspektive fundamental ändert. Weg von "Hauptsache digital" hin zu "Hauptsache profitabel". Das ist keine Kapitulation vor der Innovation. Das ist erwachsen werden.E-Commerce muss sich rechnen. Nicht irgendwann. Sondern jetzt. Die Zeiten, in denen man mit Versprechungen über zukünftige Potenziale durchkam, sind vorbei. Heute zählen Zahlen, Fakten, messbare Ergebnisse.
Das bedeutet nicht, dass nicht mehr investiert werden soll. Aber jede Investition muss begründet sein. Jede Ausgabe muss einen klaren Return haben. Jeder Prozess muss effizient sein.
Die Unternehmen, die das verstehen und konsequent umsetzen, werden gestärkt aus dieser Phase hervorgehen. Sie werden schlanker, effizienter, profitabler sein. Die anderen werden weiter Geld verbrennen, bis es zu spät ist.
Fazit: Jetzt ist der richtige Zeitpunkt
Kostenoptimierung im E-Commerce ist kein Zeichen von Schwäche. Es ist ein Zeichen von Professionalität. Es bedeutet, sein Geschäft im Griff zu haben. Es bedeutet, bewusst zu entscheiden, wofür man Geld ausgibt und wofür nicht.Die Unternehmen, mit denen ich spreche, finden im Durchschnitt Einsparpotenziale zwischen 20 und 40 Prozent ihrer E-Commerce Kosten. Ohne Qualitätsverlust. Oft sogar mit Qualitätsgewinn, weil Prozesse besser werden.
Der erste Schritt ist immer der gleiche: Transparenz schaffen. Wissen, was man ausgibt. Verstehen, wofür man es ausgibt. Bewerten, ob es notwendig ist.
Der Rest folgt dann fast von selbst. Die Frage ist nur: Wann fangen Sie an?
Über den Autor:
Alexander Steireif ist Gründer und Geschäftsführer der Strategie- und Technologieberatung Alexander Steireif GmbH. Seit über 20 Jahren unterstützt er mittelständische Unternehmen dabei, ihren Vertrieb zu digitalisieren, leistungsfähige E Commerce Lösungen aufzubauen und klare Strategien für nachhaltiges digitales Wachstum zu entwickeln.