Sehr geehrte POWERGAP Kunden,
wer von Ihnen einen eigenen Lagerbestand führt und die Bestände (egal ob in externer Wawi oder der POWERGAP-internen Lagerdispo) aktuell halten will kommt nicht um mindestens jährliche Inventuren herum. In vielen Unternehmen sogar halbjährlich.
Um Sie bei Nutzung der POWERGAP internen Warendispo auch hierbei zu unterstützen haben wir über Lager > Export > Warendisposition > für Inventur... eine Auswertung eingestellt, die Sie dabei hilfreich unterstützen kann. In den folgenden Schritten zeigen wir Ihnen einen möglichen Ablauf einer kompletten Inventur:
Voraussetzungen
Um eine Inventur durchführen zu können benötigt man zunächst eine Datenbasis, auf der man eine Zählung mit dem korrekten theoretischen Lagerbestand vergleichen kann. Dazu ist es nötig, dass alle auf "Erledigt" gesetzten Bestellungen bereits gepackt sind. Erst dann kann man mit Hilfe der o.g. Auswertung (die den theoretischen Lagerbestand ermittelt) einen Vergleich mit einer Istzählung starten.
Diese Auswertung ermittelt den jetzigen Bestand je Variante und zählt alle Stückzahlen dazu, die sich in Bestellungen befinden, welche noch nicht zum Packen gegeben worden sind. Somit muss also vor der Zählung alles an Bestellungen gepackt sein, welche sich in Status erledigt befinden.
Voraussetzung ist neben der korrekten Zählung auch die Planung genau einzuhalten und vorher 100% die offenen Ordern zu Ende zu packen.
Planung/Termin
Wichtig ist einen passenden Termin zu finden um das laufende Geschäft nicht zu behindern und damit Personalkosten zu sparen. Optimal ist für die Zählung oft ein Samstag. Beispielsweise Freitag Mittag muss das Büro aufhören Aufträge als "Erledigt" zu kennzeichnen und sämtliche bis dahin abgearbeiteten Aufträge (per Rechnung oder Pickliste) an das Lager zu übergeben.
Das Lager muss nun bis Feierabend definitiv alle Bestellungen verpackt haben. Hierbei muss man sich wirklich sehr diszipliniert verhalten. Habe selbst schon erlebt, wie Packzettel/Rechnungen während der Inventur unter einem Regal gefunden wurden. Denn solche Patzer ergeben dann natürlich total falsche Zählungen und die später gebuchte Korrektur bewirkt schon direkt nach der Inventur falsche Bestandszahlen. Läuft alles nicht so diszipliniert, kann die Inventur unter Umständen schlechtere Bestandswerte entstehen lassen als vor der Inventur. :(
1. Stop auf Status2 setzen
zunächst dürfen ab diesem Zeitpunkt keine Bestellungen mehr auf Status 2 "Erledigt" gesetzt werden. Bei den meisten Unternehmen ist dieser Schritt gleich gestellt mit dem Rechnungs-/Pickzettel- und Paketkartendruck.
Da für die o.g. Auswertung Status 2 (also auf Erledigt gesetzt, Kunde bekommt 2. eMail) wichtig ist, könnte das Büro theoretisch auch nach diesem Stop Rechnungen ins Archiv drucken, aber die Bestellungen nicht auf Status 2 setzen. Davon ist aber abzuraten, denn wohlmöglich könnte ein Mitarbeiter irgendwo diese Rechnungen rumliegen sehen und fälschlicherweise diese mit zum Packen ans Lager übergeben.
Das Büro sollte (besser darf!) bis zum Abschluss der Zählung und Buchung der Korrekturen keine Bestellungen mehr auf den Status 2 "Erledigt" setzen.
2. Zu Ende packen
Das Lager muss nun ALLE Bestellungen gepackt haben. Dabei sollte ein Verantwortlicher wirklich zwei mal nachschauen, ob keine offenen Bestellungen mehr irgendwo auf einem Schreibtisch liegen geblieben sind.
3. Erzeugen der Bestands-Auswertung für die Inventur
Über Lager > Export > Warendisposition > für Inventur... sollte nun die Auswertung gestartet und am besten doppelt gesichert werden.
Siehe Beispiel:
(Klick um zu vergrößern)
Diese Liste (mit Excel geöffnet) lässt sich hervorragend zum Ausdrucken nutzen um auch darauf von den zählenden Mitarbeitern die Bestände notieren zu lassen. Sie enthält (wenn genutzt) auch die wertvollen Angaben Lagerzone und Lagerort.
Die Spalte "Bestand alle" ist in dieser Liste eher unwichtig. Relevant für die Inventur ist die Spalte "Bestand nur Erledigt". Diese enthält den Bestand aller Artikel, die noch in "NEU" oder "In Bearbeitung" stehen wieder zugerechnet wurden, da diese noch nicht verschickt sind. Diese stellt also den theoretisch jetzt am Lager befindlichen Bestand dar!
Eigentlich könnte nach dem Erstellen dieser Liste auch das Büro wieder weiterarbeiten und Aufträge auf Status 2 setzen. Der Vorsicht halber (wenn z.B. an einem Samstag nicht nötig) sollte man dies dennoch besser nicht tun um bei Unstimmigkeiten die Zählung nicht zu gefährden.
4. Die Zählung
Als kleinen Tipp kann man noch sagen, dass auf den Zähllisten die theoretische Anzahl besser nicht drauf stehen sollte. Habe schon selbst erlebt, wie Mitarbeiter die keine Überstunden schieben wollten dann anstatt zu zählen jeden zweiten Wert gleich oder ähnlich auf die Liste geschrieben haben. Liegen z.B. ca. 500 Kugelschreiber lose in einem Karton, hat manch einer schon mal keine Lust diese mühsam zu zählen. Zugegeben kein nettes Beispiel, aber leider durchaus Realität >:(
5. Gezählte Werte in die vorbereitete Excel Tabelle übertragen
Dies kann während der Zählung am besten schon parallel passieren. Hat ein Mitarbeiter ein DIN/A4 Blatt abgearbeitet sollte man damit nicht warten. In der Spalte Differenz muss man nur noch die Formel [Spalte_N minus Spalte_M] über die gesamte Liste herunter kopieren.
6. Nachzählung
Bei zu starken Abweichungen in einer Position sollte eine 2. Person noch einmal nachzählen. Habe schon erlebt, wie teils ganze Paletten nicht mitgezählt wurden. Wir wissen ja alle, dass nicht jedes Lager so perfekt organisiert ist und sich auch mal gerne eine Palette in der falschen Ecke versteckt :o
7. Korrekturbuchung
Hier gibt es zwei Möglichkeiten.
A. veraltet/nicht mehr unterstützt:Man schickt die fertige Inventurliste mit allen Differenzen an POWERGAP und wir machen daraus binnen 15 Minuten einen automatischen Import. Bilden also SQL-Befehle, die dann die Korrektur vornehmen. Leider hat diese Methode einen gravierenden Nachteil: Es wird keinerlei Logg geschrieben, so dass man später nicht weiß, wie diese Änderung zu Stande kam.
B. manuell: Man bucht die Korrekturen manuell. Dies ist gar nicht so aufwendig und man kann damit ja schon, nachdem das erste DIN/A4 Blatt aus der Zählung zurück ist, beginnen. Dafür kann man bei jeder Korrekturbuchung einen Text wie "Inventur Mai 2008" einstellen und somit bei Unstimmigkeiten auch später genau sehen, was man an Veränderung gebucht hat.
C. Wir empfehlen: neu am 01.10.2018 hinzugefügt: Siehe Lager > Import/Update > Warendispo.. > Bestände mit Varianten (hinzu buchem, z.B. aus Inventur). Bitte nutzen Sie diesen Import. Er ist einfach aufzubereiten aus der Inventurdatei und sorgt für eine auch später nachvollziebare Inventur.
Es ist geschafft, die Inventur ist abgeschlossen!
Wozu kann ich die o.g. Auswertung noch nutzen?
Sollten auch im laufenden Geschäft Unstimmigkeiten beim Bestand einzelner Artikel auftauchen, so kann diese Liste am Abend (wenn möglichst alle Pakete gepackt sind) helfen den theoretischen Bestand zu ermitteln, so dass auch eine Kontrolle im laufendem Geschäft durchaus möglich ist.
Gerne bitte ich Sie bei eigenen wertvollen Erfahrungen zu diesem Thema hier im Forum so posten oder uns Vorschläge zu schreiben, wie wir durch weitere Hilfen die Inventur erleichtern oder sicherer machen können.
wer von Ihnen einen eigenen Lagerbestand führt und die Bestände (egal ob in externer Wawi oder der POWERGAP-internen Lagerdispo) aktuell halten will kommt nicht um mindestens jährliche Inventuren herum. In vielen Unternehmen sogar halbjährlich.
Um Sie bei Nutzung der POWERGAP internen Warendispo auch hierbei zu unterstützen haben wir über Lager > Export > Warendisposition > für Inventur... eine Auswertung eingestellt, die Sie dabei hilfreich unterstützen kann. In den folgenden Schritten zeigen wir Ihnen einen möglichen Ablauf einer kompletten Inventur:
Voraussetzungen
Um eine Inventur durchführen zu können benötigt man zunächst eine Datenbasis, auf der man eine Zählung mit dem korrekten theoretischen Lagerbestand vergleichen kann. Dazu ist es nötig, dass alle auf "Erledigt" gesetzten Bestellungen bereits gepackt sind. Erst dann kann man mit Hilfe der o.g. Auswertung (die den theoretischen Lagerbestand ermittelt) einen Vergleich mit einer Istzählung starten.
Diese Auswertung ermittelt den jetzigen Bestand je Variante und zählt alle Stückzahlen dazu, die sich in Bestellungen befinden, welche noch nicht zum Packen gegeben worden sind. Somit muss also vor der Zählung alles an Bestellungen gepackt sein, welche sich in Status erledigt befinden.
Voraussetzung ist neben der korrekten Zählung auch die Planung genau einzuhalten und vorher 100% die offenen Ordern zu Ende zu packen.
Planung/Termin
Wichtig ist einen passenden Termin zu finden um das laufende Geschäft nicht zu behindern und damit Personalkosten zu sparen. Optimal ist für die Zählung oft ein Samstag. Beispielsweise Freitag Mittag muss das Büro aufhören Aufträge als "Erledigt" zu kennzeichnen und sämtliche bis dahin abgearbeiteten Aufträge (per Rechnung oder Pickliste) an das Lager zu übergeben.
Das Lager muss nun bis Feierabend definitiv alle Bestellungen verpackt haben. Hierbei muss man sich wirklich sehr diszipliniert verhalten. Habe selbst schon erlebt, wie Packzettel/Rechnungen während der Inventur unter einem Regal gefunden wurden. Denn solche Patzer ergeben dann natürlich total falsche Zählungen und die später gebuchte Korrektur bewirkt schon direkt nach der Inventur falsche Bestandszahlen. Läuft alles nicht so diszipliniert, kann die Inventur unter Umständen schlechtere Bestandswerte entstehen lassen als vor der Inventur. :(
1. Stop auf Status2 setzen
zunächst dürfen ab diesem Zeitpunkt keine Bestellungen mehr auf Status 2 "Erledigt" gesetzt werden. Bei den meisten Unternehmen ist dieser Schritt gleich gestellt mit dem Rechnungs-/Pickzettel- und Paketkartendruck.
Da für die o.g. Auswertung Status 2 (also auf Erledigt gesetzt, Kunde bekommt 2. eMail) wichtig ist, könnte das Büro theoretisch auch nach diesem Stop Rechnungen ins Archiv drucken, aber die Bestellungen nicht auf Status 2 setzen. Davon ist aber abzuraten, denn wohlmöglich könnte ein Mitarbeiter irgendwo diese Rechnungen rumliegen sehen und fälschlicherweise diese mit zum Packen ans Lager übergeben.
Das Büro sollte (besser darf!) bis zum Abschluss der Zählung und Buchung der Korrekturen keine Bestellungen mehr auf den Status 2 "Erledigt" setzen.
2. Zu Ende packen
Das Lager muss nun ALLE Bestellungen gepackt haben. Dabei sollte ein Verantwortlicher wirklich zwei mal nachschauen, ob keine offenen Bestellungen mehr irgendwo auf einem Schreibtisch liegen geblieben sind.
3. Erzeugen der Bestands-Auswertung für die Inventur
Über Lager > Export > Warendisposition > für Inventur... sollte nun die Auswertung gestartet und am besten doppelt gesichert werden.
Siehe Beispiel:
(Klick um zu vergrößern)
Diese Liste (mit Excel geöffnet) lässt sich hervorragend zum Ausdrucken nutzen um auch darauf von den zählenden Mitarbeitern die Bestände notieren zu lassen. Sie enthält (wenn genutzt) auch die wertvollen Angaben Lagerzone und Lagerort.
Die Spalte "Bestand alle" ist in dieser Liste eher unwichtig. Relevant für die Inventur ist die Spalte "Bestand nur Erledigt". Diese enthält den Bestand aller Artikel, die noch in "NEU" oder "In Bearbeitung" stehen wieder zugerechnet wurden, da diese noch nicht verschickt sind. Diese stellt also den theoretisch jetzt am Lager befindlichen Bestand dar!
Eigentlich könnte nach dem Erstellen dieser Liste auch das Büro wieder weiterarbeiten und Aufträge auf Status 2 setzen. Der Vorsicht halber (wenn z.B. an einem Samstag nicht nötig) sollte man dies dennoch besser nicht tun um bei Unstimmigkeiten die Zählung nicht zu gefährden.
4. Die Zählung
Als kleinen Tipp kann man noch sagen, dass auf den Zähllisten die theoretische Anzahl besser nicht drauf stehen sollte. Habe schon selbst erlebt, wie Mitarbeiter die keine Überstunden schieben wollten dann anstatt zu zählen jeden zweiten Wert gleich oder ähnlich auf die Liste geschrieben haben. Liegen z.B. ca. 500 Kugelschreiber lose in einem Karton, hat manch einer schon mal keine Lust diese mühsam zu zählen. Zugegeben kein nettes Beispiel, aber leider durchaus Realität >:(
5. Gezählte Werte in die vorbereitete Excel Tabelle übertragen
Dies kann während der Zählung am besten schon parallel passieren. Hat ein Mitarbeiter ein DIN/A4 Blatt abgearbeitet sollte man damit nicht warten. In der Spalte Differenz muss man nur noch die Formel [Spalte_N minus Spalte_M] über die gesamte Liste herunter kopieren.
6. Nachzählung
Bei zu starken Abweichungen in einer Position sollte eine 2. Person noch einmal nachzählen. Habe schon erlebt, wie teils ganze Paletten nicht mitgezählt wurden. Wir wissen ja alle, dass nicht jedes Lager so perfekt organisiert ist und sich auch mal gerne eine Palette in der falschen Ecke versteckt :o
7. Korrekturbuchung
Hier gibt es zwei Möglichkeiten.
A. veraltet/nicht mehr unterstützt:Man schickt die fertige Inventurliste mit allen Differenzen an POWERGAP und wir machen daraus binnen 15 Minuten einen automatischen Import. Bilden also SQL-Befehle, die dann die Korrektur vornehmen. Leider hat diese Methode einen gravierenden Nachteil: Es wird keinerlei Logg geschrieben, so dass man später nicht weiß, wie diese Änderung zu Stande kam.
B. manuell: Man bucht die Korrekturen manuell. Dies ist gar nicht so aufwendig und man kann damit ja schon, nachdem das erste DIN/A4 Blatt aus der Zählung zurück ist, beginnen. Dafür kann man bei jeder Korrekturbuchung einen Text wie "Inventur Mai 2008" einstellen und somit bei Unstimmigkeiten auch später genau sehen, was man an Veränderung gebucht hat.
C. Wir empfehlen: neu am 01.10.2018 hinzugefügt: Siehe Lager > Import/Update > Warendispo.. > Bestände mit Varianten (hinzu buchem, z.B. aus Inventur). Bitte nutzen Sie diesen Import. Er ist einfach aufzubereiten aus der Inventurdatei und sorgt für eine auch später nachvollziebare Inventur.
Es ist geschafft, die Inventur ist abgeschlossen!
Wozu kann ich die o.g. Auswertung noch nutzen?
Sollten auch im laufenden Geschäft Unstimmigkeiten beim Bestand einzelner Artikel auftauchen, so kann diese Liste am Abend (wenn möglichst alle Pakete gepackt sind) helfen den theoretischen Bestand zu ermitteln, so dass auch eine Kontrolle im laufendem Geschäft durchaus möglich ist.
Gerne bitte ich Sie bei eigenen wertvollen Erfahrungen zu diesem Thema hier im Forum so posten oder uns Vorschläge zu schreiben, wie wir durch weitere Hilfen die Inventur erleichtern oder sicherer machen können.